Externe Kommunikation beginnt bei der internen Kommunikation
„PR begins at home“: Das wusste Public-Relations-Pionier Edward L. Bernays schon in den 50er Jahren. Was er damit meint? Eine gute interne Kommunikation sorgt nicht nur für optimierte Prozesse und den idealen Informationsaustausch innerhalb eines Unternehmens. Sie hilft auch, Missverständnisse zu vermeiden und stärkt die Unternehmenskultur sowie die Motivation von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Und diese sind immer noch die glaubhaftesten Botschafter in der Öffentlichkeit. Grund genug, sich das einmal genauer anzusehen!
Was genau ist interne Kommunikation?
Der Begriff „interne Kommunikation“ meint verbale und nonverbale Informationsbeziehungen zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe – in unserem Fall die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens, einer Organisation oder Institution. Doch hier muss differenziert werden: Denn die interne Kommunikation findet auf verschiedensten Ebenen statt. So macht es einen Unterschied, ob beispielsweise das Management mit Beschäftigten kommuniziert oder Beschäftigte untereinander Informationen austauschen.
Hinzu kommt: Handelt es sich um öffentliche oder private Themen? Ist die Kommunikation formell oder informell? Wird auf individuelle Art und Weise kommuniziert oder handelt es sich sozusagen um Massenkommunikation? Und nicht zuletzt: Über welche Kanäle und Plattformen wird kommuniziert – oder finden persönliche Gespräche statt?
Interne Kommunikation im Wandel
Die Bedeutung der internen Kommunikation hat in der Vergangenheit nicht nur zugenommen. Sie hat sich auch – Sie ahnen es – grundlegend verändert. So wurden Unternehmen dank Digitalisierung nicht zuletzt während der Corona-Pandemie von digitalen Tools und Medien regelrecht überflutet. Das bedeutet zwar einerseits, dass Kommunikationslücken geschlossen werden können: Durch verschiedene Kanäle kommunizieren beispielsweise verschiedene Betriebsabteilungen schnell und in Echtzeit.
Andererseits sorgt die Vielzahl der digitalen Medien samt Informationsflut aber auch dafür, dass es zunehmend schwieriger wird, den Überblick über die wichtigsten Informationen zu behalten und z. B. Mitarbeiter:innen gezielt zu informieren. So ist der digitale Wandel Fluch und Segen zugleich: Er kann zu einer schnelleren und effizienteren internen Kommunikation beitragen – aber nur, wenn mittels durchdachter Kommunikationsstrategie ein maßgeschneiderter Rahmen geschaffen wird.
Der Rahmen für die ideale interne Kommunikation: Tools
Die wohl größte Herausforderung im Bereich der internen Kommunikation: Welche und wie viele digitalen Tools sollen genutzt werden? Hier ist Feingefühl gefragt: Kommen zu viele Kommunikationskanäle zum Einsatz, können Mitarbeiter:innen schnell unkonzentriert oder überfordert sein. Deshalb sollten Sie zuerst klären: Welche Kanäle werden bereits genutzt? Wie erfolgreich sind sie? Welche neuen Tools eigenen sich für welche Zielgruppe? Was sind die Vorteile und Nachteile? Das A und O: Wählen Sie neue Kanäle ganz gezielt aus und achten Sie darauf, dass diese gut in bestehende Strukturen integriert werden können.
Erfolgreich intern kommunizieren: Die wichtigsten Werkzeuge im Überblick
Videokonferenz-Software
In der Corona-Pandemie und durch die Zunahme des Homeoffice sehr populär geworden: Mit Microsoft Teams und Zoom können Management und Beschäftigte visuelle Verbindungen zu internen und externen Kolleginnen und Kollegen herstellen. Der Vorteil: Die digitale interne Kommunikation wird durch die sichtbare Mimik und Gestik um eine Ebene erweitert. Auf diese Weise lassen sich Missverständnisse vorbeugen und Beziehungen stärken. Zusätzlich bietet z. B. die Plattform MS Teams zusätzliche Features wie Chats, Notizen oder die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit.
Messenger Apps
Schneller verfasst als eine E-Mail, unaufdringlicher als ein Anruf: Über Messenger können sich Mitarbeiter:innen direkt oder ganze Teams via Gruppen-Chat in Echtzeit und über verschiedene Abteilungen hinweg kurz und präzise austauschen, Fotos versenden und sehen, wer online ist. Einziges Manko: Eine Durchmischung von Beruflichem und Privatem könnte für Unmut sorgen. Unternehmen sollten gezielt auf Tools setzen, die eine Abgrenzung erlauben: etwa MS Teams, Slack oder – besonders datenschutzfreundlich – Stackfield.
Projektmanagement-Tools
Viele Projekte sind komplex und binden viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen ein. Den Überblick behalten Unternehmen mit professionellen Projektmanagement-Tools: Mit Trello, Asana oder einer Vielzahl weiterer Anbieter können sie Projektzeitpläne erstellen, Aufgaben verteilen und die Projektentwicklung mitverfolgen. So lässt sich nicht nur einfacher zusammenarbeiten, auch Projekte lassen sich übersichtlicher verwalten und Zuständigkeiten transparenter machen.
Intranet & Social Intranet
Ob Deadlines oder die Speisekarte der Kantine: Im Intranet oder Social Intranet finden Mitarbeiter:innen jederzeit unternehmensbezogene Neuigkeiten und Informationen. So gelingt mehr Transparenz im Betrieb. Dabei bietet das Social Intranet weitere Möglichkeiten, etwa den Austausch einzelner Projektgruppen. Da es jedoch relativ hohe Anschaffungs- und Wartungskosten mit sich bringt, eignet es sich eher für mittelgroße bis sehr große Unternehmen.
Blog
Ein Unternehmensblog birgt viel Potenzial: Er kann gleichzeitig sowohl als externes als auch internes Medium zum Einsatz kommen. So lassen sich etwa aktuelle Geschehnisse des Unternehmens, aber auch Expertenbeiträge und Branchenthemen sowie auch Einblicke durch z. B. Azubis oder Weiterbildungsangebote schnell und direkt kommunizieren. Ihr Vorteil: Ein Corporate Blog bietet zahlreiche Möglichkeiten und ist dabei auch noch vergleichsweise günstig.
Unternehmensmagazin
Die etwas aufwändigere und kostspielige Version des Blogs eignet sich besonders für Firmen mit ausreichend Ressourcen und breitem Themenspektrum.
Newsletter
Auch eine sehr effektive Möglichkeit der Information: Über interne Newsletter können Unternehmen Ihre Beschäftigten beispielsweise über monatliche Updates informieren.
Wiki
Sie wissen Wikipedia zu schätzen? Wieso schaffen Sie dann nicht ein eigenes kleines Unternehmens-Wiki? Hier können Mitarbeiter:innen verschiedene Inhalte zentral ablegen. Das Wissen der Beschäftigten liegt anschließend gebündelt auf dieser Plattform und lässt sich jederzeit von überall aus abrufen und bearbeiten. Damit dienen Wikis insbesondere dem Wissensmanagement.
Podcast
Sie sind das Medium der Stunde: Auch Podcasts haben den Weg in die interne Kommunikation gefunden. Ob Führungskräfte-Podcast, Expert:innen-Podcast oder Mitarbeiter:innen-Podcast: Die Möglichkeiten sind vielfältig – ein roter Faden samt Redaktionsplan ist jedoch dringend zu empfehlen. Wenn das Konzept steht, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Podcast bequem via Smartphone hören: Dazu eignet sich etwa die App hearo, die speziell für die interne Unternehmenskommunikation entwickelt wurde.
Webinar
Videokonferenzen mit mehr als fünf Teilnehmenden können bereits mühsam werden. Hier bieten sich unter Umständen „Web-Seminare“ an: Sie können komplexe Sachverhalte mit visueller Unterstützung an eine unbegrenzte Zahl von Teilnehmenden kommunizieren. Dabei können sich die Zuschauenden via Chat beteiligen. Ein weiterer Vorteil: Einmal produziert, können Webinare auf verschiedenen Plattformen auf lange Sicht bereitgestellt werden. So auch unser epr und IHK Spezial Webinar: Keine Panik. Ist nur Technik.
Persönliche Gespräche & Meetings
Last but not least: der Austausch von Angesicht zu Angesicht. Denn, keine Videokonferenz geht über Smalltalk im Türrahmen, Kaffeeküche oder Weihnachtsfeier. So ist das persönliche Gespräch bzw. Gruppenmeeting nach wie vor eine wichtige Konstante, die Mitarbeiter:innen mit verschiedensten Kommunikationsvorlieben gleichermaßen abholt. Und persönliche Gespräche werden vermutlich auch nach überstandener Corona-Pandemie wieder in den Unternehmensalltag zurückkehren – dann vielleicht häufiger in hybrider Form.
Kriterien zur Auswahl von Kommunikationstools
Newsletter, Unternehmensmagazin oder Videokonferenz: Anhand welcher Kriterien finden Unternehmen die passenden Kommunikationstools? Sie sollten sich daher folgende Fragen stellen:
1. Wissen bereitstellen, Infos austauschen oder News kommunizieren: Was ist das Kommunikationsziel?
2. Text oder Bild, Video oder Gespräche: Welche Formate sollen kommuniziert werden?
3. Lokal oder über den Standort hinaus bis ins Homeoffice: Welche Reichweite wird benötigt?
4. In Echtzeit oder innerhalb von einigen Tagen: Wie schnell sollten Informationen übermittelt werden können?
5. Feedback, Kommentare oder Fragen: Soll Interaktion möglich sein?
6. Der Kostenfaktor: Welches Budget steht zur Verfügung?
Wertvollste Ressource: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbinden
Wie kann die interne Kommunikation gelingen? Das wissen die Mitarbeiter:innen meist am besten. Sie sollten nicht erst nach der Ausarbeitung einer Kommunikationsstrategie aktiv in das Betriebsgeschehen mit eingebunden werden – sondern im Optimalfall bereits auf dem Weg dahin. Das fällt kleinen Unternehmen natürlich leichter: Hier sorgen kürzere Entscheidungswege und flachere Hierarchien dafür, dass Beschäftigte ihre Ideen für die optimale interne Kommunikation einbringen und Firmen ihre Konzepte anpassen können.
Doch auch in großen Konzernen gilt: Die Wünsche und Bedürfnisse der Beschäftigten sollten unbedingt erfragt und berücksichtigt werden. Denn klar ist: Mitarbeiter:innen wollen auf dem neuesten Stand sein und sowohl miteinander als auch mit dem Management interagieren können – und das ist immer noch die Basis für Unternehmenserfolg.
Die Auswirkungen einer guten internen Kommunikation
Die interne Kommunikation ist ein bisschen wie Hausarbeit: Keiner mag sie so richtig. Aber jeder kommt gerne in ein sauberes und aufgeräumtes Zuhause. So hat eine gepflegte interne Kommunikation viele positive Auswirkungen für Unternehmen. Allem voran entwickeln bestens informierte Mitarbeiter:innen ein besseres Verständnis für die Unternehmenswerte – und damit steigt auch ihre Motivation. Denn wo sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen und den Sinn ihrer Bemühungen erkennen, arbeiten sie einfach produktiver.
Eine gute Kommunikationsstrategie fördert die enge Verbindung zwischen dem Management und den Beschäftigten. Und wenn Mitarbeiter:innen merken, dass sich die Führungskräfte um eine offene Kommunikation mit ihnen bemühen, sind sie zusätzlich gewillt, sich einzubringen. Ein Tipp für Unternehmen: eine offene und kontinuierliche Feedbackkultur. Neben monatlichen oder vierteljährlichen Feedback-Gesprächen können Unternehmen auch auf Feedbackinstrumente wie digitale bzw. Print-Feedbackbögen oder die gute alte Feedback-Box setzen.
Fazit: zeitgemäße Kommunikation als Chance
Häufig unterschätzt und stiefmütterlich behandelt: Die Verbesserung der internen Kommunikation im Unternehmen hat zahlreiche großartige Nebeneffekte auf unterschiedlichen Ebenen. Es bedarf aber auch viel Aufmerksamkeit und Austausch innerhalb eines Betriebs, um eine offene und ehrliche Kommunikationskultur zu schaffen und eine individuelle und maßgeschneiderte Kommunikationsstrategie für verschiedene Zielgruppen zu entwickeln.
Ganz gleich, für welche Tools sich Unternehmen dabei entscheiden: Der wichtigste Faktor ist, dass Mitarbeiter:innen sie tatsächlich nutzen und sie die Kommunikation erleichtern – anstatt sie unnötig zu verkomplizieren. Der Einsatz neuer Kommunikationswerkzeuge muss deshalb unbedingt auf die Bedürfnisse von Beschäftigten abgestimmt werden. In der Regel erfahren Tools, die denen aus dem Privatleben ähneln, die höchste Akzeptanz.
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